DEPARTEMEN-DEPARTEMEN
DI HOTEL BESERTA TUGASNYA
1. Marketing Departemen (Departemen Pemasaran)
Tugasnya adalah : Memasarkan beberapa hotel ke pasaran luas sesuai kebutuhannya.
2.Front Office
Departemen (Departemen Kantor
Depan)
Tugasnya adalah : Menjual kamar yang memenuhi syarat
dan siap untuk dihuni oleh tamu hotel.
3.Housekeeping
Departemen (Departemen tata
graham)
Tugasnya adalah : Menyediakan sebuah kamar yang bersih
dan siap dihuni oleh tamu hotel.
4. Laundry Departemen (Departemen Binatu)
Tugasnya adalah : Membantu departemen Housekeeping dalam menyediakan
kebutuhan Linen (Handuk, Seprai, Selimut) untuk kamar hotel dan seragam
karyawan.
5.Enggineering &
Maintenance Departemen (Departemen
Pengoperasian dan Perbaikan)
Tugasnya adalah : Mengoperasikan, merawat, dan
memperbaiki semua peralatan dalam hotel.
6. Food & Beverage Departemen (Departemen makanan dan minuman)
Tugasnya adalah : Menyiapkan makanan dan minuman di dalam hotel.
7.Finance Departemen (Departemen Keuangan)
Tugasnya adalah : Mengelola keuangan baik pemasukan
maupun pengeluaran hotel.
8.Personnel Departemen (Departemen Personalia)
Tugasnya adalah :
Mengurusi seluruh adsministrasi karyawan hotel.
9. Training Departemen (Departemen Pelatihan)
Tugasnya adalah : Memberikan berbagai latihan bagi
karyawan hotel baik yang baru maupun yang lama.
10.Security Departemen (Departemen Keamanan)
Tugasnya adalah : Menjaga dan mengatur sistem
keamanan hotel.
FRONT
OFFICE
Pengertian Front Office
Department
Front Office Department adalah
suatu bagian depan dari suatu hotel, sbg penjual kamar dan sering disebut
sebagai sellingroom. Dalam proses penjualan seorang front
office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha
bertindak sebagai pengemasan kamar.
Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya
bagian inilah yang pertama dan terakhir dari tamu. Tamu akan datang ke hotel
akan regestrasi dulu ke bagian front office dan pada waktu akan check out pun
tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika
kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office.
Front
office juga merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu
seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening
hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat
segala pemberian informasi baik dalam hotel maupun luar hotel.
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan
di bagian kantor depan:
a) Deskripsi
pekerjaan Front Office Manager
Area
kerja Front Office Manager meliputi front office area, executive floor, dan
business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan
kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya untuk
dilaporkan kepada General Manager.
Tugas
pokok Front Office Manager :
1.
Menyeleksi,
menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
2.
Memastikan
bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika
menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
3.
Menjaga
keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
4.
Menyambut
tamu VIP
5.
Menangani
keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
6.
Membuat
laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di
bagian kantor depan
7.
Menjaga
kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi
yang melanggar ketentuan.
8.
Meningkatkan
kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
9.
Membuat
budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari
sisi pendapatan, rata-rata harga kamar
b) Deskripsi pekerjaan
Assistant Front Office Manager
Area
kerja Assistant Front Office Manager meliputi front office, executive floor,
business center.
Ringkasan pekerjaan Assistant Front
Office Manager adalah membantu
kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika
berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi
pekerjaannya
Atasan
langsung Assistant Front Office Manager adalah Front Office Manager.
Tugas
pokok Assistant Front Office Manager :
1.
Membantu
pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
2.
Membuat
jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge.
3.
Memantau
operasional di front office
4.
Mengarahkan
dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
5.
Memimpin
briefing pada waktu shift malam.
6.
Terjun
ke operasional hotel pada saat ramai tamu
7.
Menghadiri
briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan
hadir.
8.
Menangani
keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
c) Secretary
Sekretaris
bertanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia bertugas untuk membantu
manager kantor depan dalam urusan administrasi. Selain menerima telepon dan
menerima tamu pimpinan, sekretaris bertanggung jawab atas kerapian dan
kebersihan ruang manager kantor depan.
d) Chief uniformed
service
Ia
bertugas untuk mengawasi dan mengatur koordinasi dan pelayanan kepentingan
tamu. Selain bertanggung jawab atas bellboy, doorman, dan doorkeeper, chief
uniformed service bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan barang tamu dan
barang yang disimpan sementara atau lama. Tugas lain adalah pembuatan laporan
harian.
Tugas
pokok Chief Concierge :
1.
Memastikan
bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel
sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel.
2.
Memberikan
training ke staff tentang: prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan
rombongan,serta penanganan keluhan tamu
3.
Mengimplementasikan
visi dan misi perusahaan
4.
Menyediakan
peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut,
sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.
5.
Memastikan
bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi sign board) di lobby selalu
benar dan akurat.
e) Deskripsi
pekerjaan Receptionist
Area
kerja Receptionist ialah front desk. Pekerjaan Receptionist yaitu menangani
registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani
check-out tamu beserta pembayarannya.
Tugas
pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) :
1.
Menyambut
tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan.
2.
Melakukan
pendaftaran tamu
3.
Mencatat
uang deposit tamu untuk menginap
4.
Menangani
tamu check-out
5.
Melayani
penukaran mata uang asing ke mata uang lokal
6.
Memasukkan
tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.
7.
Menghitung
dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada
hari tersebut.
f) Deskripsi
pekerjaan Guest Relations Officer
Area
kerja Guest Relations Officer meliputi lobby, front office, executive lounge,
kamar tamu.
Pekerjaan Guest Relations Officer yaitu mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan
bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel. Selain itu ia bertugas mengatur
dan mengoordinasi para guest relations officer, menyelesaikan masalah-masalah
tamu, keluhan dan membantu yang perlu informasi, tiket, tur, dan acara lainnya.
Tugas
pokok Guest Relations Officer :
1.
Memantau
tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat
2.
Memberikan
informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung
3.
Beramahtamah
dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif dan VIP pada saat
kedatangan
4.
Beramah
tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu yang menginap untuk
jangka waktu yang lama(long staying guest)
5.
Membuat
kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu
6.
Menyambut
tamu VIP di lobby
7.
Mengantar
tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambil membawakan kunci
kamar.
g) Deskripsi pekerjaan
telepon Operator
Ringkasan
pekerjaan telepon Operator yaitu Melaksanakan pengelolaan pelayanaan
telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah
ditetapkan oleh manajemen. Atasan langsung telepon Operator ialah Front Office
Supervisor
Tugas
Pokok telepon Operator :
1.
Menjawab
telepon yang masuk baik dari internal maupun external mentransfer langsung ke
setiap extension yang dituju.
2.
Melayani
menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari departemen
3.
Memeriksa
bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier
4.
Menangani
pelayanan ”Incoming dan Outgoing”faxcimille dan langsung membuat bill tersebut
5.
Menerima
dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen lain
6.
Mencocokan
print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada setiap akhir shift
7.
Menangani
permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya (incognito)
8.
Menjaga
hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain.
h) Chief information
Selain
bertanggung jawab atas information clerk, ia bertugas memberikan penerangan
kepada para tamu serta melengkapi brosur dan buku informasi.
i) F.O
Casier
F.O
Cashier bertanggung jawab atas manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas
kelancaran operasional dan kelancaran dan administrasi keuangandi kasir kantor
depan. Ia bertanggung jawab atas semua laporan-laporan keuangan di kantor depan
j) Chief
reservation
Bertanggung
jawab kepada manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas kelancaran
operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar. Kepala pemesanan kamar
melaporkan secara teratur laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
Selain sebagai pelaksana (reservation clerk), ia bekerja sama dengan bagian
lain.
k) Night
manager
Menangani
seluruh masalah operasional di front office pada malam hari
(NJ)
HOUSEKEEPING DEPARTEMENT
A.Tugas dan Tanggung Jawab.
Housekeeping berasal
dari kata house yang bearti rumah, wisma, hotel, dan to
keep yang bearti merawat atau memelihara. Jadi housekeepingadalah
bagian atau departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan,
memperbaiki kerusakan, dan memberi dekorasi dengan tujuan agar hotel tampak
rapi, bersih, menarik dan menyenangkan penghuninya. Housekeeping departement
adalah bagian dari hotel yang bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, dan
kenyamanan kamar (guest room), ruangan umum, restauran, bar, outlet
lainnya.
Housekeeping departemen,
bagi sebagian besar hotel, merupakan sumber pendapatan hotel yang paling besar.
Karena tamu yang menginap tentu mengeluarkan uang lebih banyak untuk sewa bila
dibandingkan dengan uang yang harus dibayarkannya untuk makan dan minum serta
pengeluaran yang lain. Sebagai sumber pendapatan, housekeeping department
harus ditangani oleh tenaga-tenaga trampil dan professional.
Fungsi housekeeping dalam hotel sangat penting. Kelancaran
penyiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh housekeepingoleh
karena itu maka housekeeping harus di perhatikan dengan
baik agar para tamu betah tinggal di hotel.
 |
HOUSEKEEPING DEPARTEMENT
|
Tanggung Jawab bagian housekeeping
meliputi area :
1. Ruang tamu (guest
room)
2. Gang ( corridor)
3. Restauran dan banquet
( restaurant and banquet hall)
4. Ruang kantor ( office )
5. Locker karyawan
( employee Locker)
6. Toilet karyawan
( Toilet locker )
7. Toilet tamu ( guest
toilet )
8. Taman di dalam dan di
luar ruangan (in and out door garden)
9. Kolam renang ( swimmingpool),
dan
10. Halaman parkir ( parking area )
Tugas bagian Housekeeping adalah
sebagai berikut :
1. Menciptakan suasana
hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman.
2. Memberikan pelayanan
di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa puas saat
berkunjung maupun menginap di hotel.
3. Penyiapan, penataan,
dan pemeliharaan kamar-kamar.
4. Bertanggung jawab atas
pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.
B. Sasaran
Beberapa sasaran
housekeeping adalah :
1. Bersih
Kebersihan di suatu ruangan dan kamar
tamu di hotel sangat menentukan. Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi
tenang karena sanitasi dan hygiene terjamin. Inilah langkah pertama tamu dalam
menilai suatu hotel.
2. Menarik
Dengan dasar kebersihan pada suatu
ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi maka
ruangan akan menjadi menarik.
3. Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang
bersih, menarik, dan tenang dengan pelayanan yang memuaskan akan membuat tamu
dan pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal atau berkunjung kembali ke
hotel.
4. Aman
Faktor penting yang selalu didambakan
pengujung atau tamu yaitu keamanan. Keamanan tamu selama selama berkunjung atau
menginap di hotel meliputi keamanan pribadi dari kecurian, kebakaran, dan
bahaya dari peralatan hotel.
Untuk menjangkau
seluruh area tersebut, housekeeping department dibagi menjadi
beberapa seksi :
1. Seksi kamar ( Room
section / Floor section)
Seksi ini bertanggung jawab
terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar tamu. Dalam beberapa
hotel, penganturan tanggung jawab floor ini termasuk kepada
area corridor setiap lantai.
Petugas yang berada didalam seksi
ini adalah :
a. Floor housekeeper atau
floor section manager
b. Floor supervisor
c. Room attendant
2. Seksi area umum
( Public area section / Houseman section)
Seksi ini bertanngungjawab
terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan area-area dan fasilitas
umum yang ada di hotel. Fasilitas itu antara lain :
a. Lobby area
b. Public toilet
c. Restaurant
d. Bar
e. F&B outlet
f. Meeting / conference
room
g. Ballroom
h. Bussiness center
i. Fitness & Health
center
j. Swimming pool
k. Parking area
l l. Outdoor and in door
garden
m. Guest lift
n. Back office
o. Locker room
p. Employee corridor
q. Canteen
Petugas yang berada
didalam seksi ini adalah :
1. Public area housekeeper atau public area manager
2. Public area supervisor atau houseman supervisor
3. Public area attendant atau houseman
4. Toilet anttendat
5. Night cleaner
6. Gardener
7. florist
3. Seksi binatu (Laundry
section)
Seksi ini
bertanngungjawab dalam hal penanganan dan penyediaan jasa pencucian dan
pemeliharaan baik untuk guest
laundry, maupun house laundrydan uniform. Guest laundry adalah
pakaian tamu, sedangkan house
laundryadalah linen yang digunakan
oleh housekeeping mau pun department lain seperti banquet service, fb
0 komentar:
Posting Komentar